Sistema de apoyo: Que es, Tipos, Ventajas y Ejemplos

En la actualidad el uso de los sistemas de apoyo para la toma de decisiones son un factor importante e indispensable. Permiten a sus usuarios manejar organizadamente sus datos e información y se ocupa de garantizar mejor operatividad gerencial. Su objetivo principal es ayudar e impulsar la toma de decisiones, siempre, buscando el beneficio del usuario.

¿Qué es un sistema de apoyo para la toma de decisiones?

El sistema de apoyo para la toma de decisiones es también conocido como Decision Support System o por sus siglas en inglés DSS. Es un método o herramienta que permite a través de la recolección, organización, evaluación y comparación de datos presentar posibles “respuestas” o alternativas. Funciona como un apoyo para las personas, les presenta una posibilidad y son ellas quienes eligen entre las alternativas y toman la decisión final.

Según el autor Turban, E. (1995) define un sistema de apoyo como “un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación”

Otra definición sobre los DSS, es que son “sistemas informáticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados” Sprague, R. H. and E. D. Carlson (1982).

Por su parte, es importante mencionar que esta herramienta es de carácter informático, formada por más de un componente. En el DSS se pueden encontrar software, hardware, telecomunicaciones y bases de datos, esto, monitoreado por el recurso humano. Además, se suele referirse al sistema como una aplicación informática de apoyo y como una herramienta de Bussiness Intelligence.

En este sentido, el DSS destaca por ser práctico, no se requiere ser un técnico especializado con conocimientos avanzados para su utilización. El sistema ofrece disponibilidad de información histórica y perfiles de usuario. También permite el análisis de riesgos, llega a evaluar el impacto que podría generarse a partir de una decisión creando una simulación. Ofrece una amplia cantidad de posibilidades y alternativas al usuario o administrador que utilizan para la toma de decisiones gerenciales.

Características de los sistemas de apoyo

• La información que se nos presenta, no solamente es flexible, también facilita la manipulación de los datos.
• El usuario tiene el control para solicitar qué tipo de informe que requiere y de qué manera representarlo.
• Facilita la mezcla de información de una o más empresas para analizarla y darle su interpretación.
• Brinda apoyo para abordar las decisiones no estructuradas.

Por otro lado, cada autor tiene su propio criterio en relación a los elementos o componentes, en caso de Power, D. J. Contempla que DSS está conformado por 4 componentes.

1. La interfaz de usuario.
2. La base de datos.
3. Las herramientas analíticas y de modelado.
4. La red y arquitectura del DSS.

Tipos de sistemas de apoyo

En el sistema de apoyo para la toma de decisiones no existe una clasificación específica. Se dividen según ciertos criterios asociados al modo de interacción con la herramienta, el usuario y la asistencia o dirección que se vaya a tomar.

Los sistemas más empleados y/o conocidos, son los sistemas DSS (sistema de soporte a la decisión o tecnologías de información) que consisten en sistemas de información en inteligencia de negocios que respaldan las decisiones que toman las personas en una organización.

Según la relación con el usuario

DSS Pasivo: Este se caracteriza principalmente por recolectar y organizar datos, no otorgar sugerencias, posibles soluciones, alternativas u opciones. Asimismo, no arroja una respuesta concreta, no tiene la capacidad de tomar una decisión puesto que se centra únicamente en revelar datos.

DSS Activo: A diferencia del DSS pasivo, el DSS activo tiene la capacidad de recolectar y analizar datos para luego proporcionar sugerencias y soluciones. Además, ofrece la posibilidad de otorgar una decisión concreta al usuario en base al análisis y evaluación que ha realizado. Sin embargo,  siempre deberá existir la presencia e intervención humana para tomar la decisión final.

DSS Cooperativo: Destaca por ser un sistema que trabaja de modo complementario, es decir, el recurso humano y el recurso informático se unen para tomar la decisión más acertada.  La tarea del DSS en este caso es recolectar datos, analizarlos y ofrecer posibles soluciones para que luego una persona lo revise, filtre, modifique y perfeccione.  Después de ser modificados, los datos vuelven a ingresar en el sistema para ser validados y completados. El usuario los recibe y los envía de regreso hasta que se llegue a una solución concreta que lleve a la decisión final.

Según el modo de asistencia o dirección

Dirigidos por modelos: En este tipo de DSS el usuario proporciona datos y parámetros para que sean evaluados en base a un modelo específico. Es decir, se analizan los datos según una guía estadística, financiera, de optimización o de simulación.

Dirigidos por comunicación: El soporte empleado para este tipo de DSS encaja en situaciones en las que la toma de decisiones dependen de un grupo de personas. Por lo general, este grupo maneja o trabaja en un proyecto o asignación compartida, tienen un objetivo en común. Las decisiones a tomar no dependen de uno solo de ellos sino de todo el conjunto, si se mejora el modo de comunicarse, más asertiva será la decisión a tomar, en eso se basa este DSS.

Dirigidos por datos: Empleado en su mayoría por ejecutivos en Business Intelligence, los DSS dirigidos por datos resaltan la información recolectada y la manipulan según sea requerido. En este caso, debe procurarse organizar los datos, sean internos, externos o de otro origen, de manera temporal y en secuencia.

Dirigidos por documentos: En este caso los datos utilizados provienen de documentos, textos, hojas de cálculo o bases de datos y registros. El DSS se encarga de gestionarlos, recuperarlos y manipularlos según se requiera para concretar estrategias que lleven a la toma de decisiones.

Dirigidos por conocimientos: Se basa en la comparación y análisis de experiencias o hechos, normas y procedimientos empleados con anterioridad en la resolución de un problema similar. Estos datos pueden encontrarse almacenados en un recurso informático para ser utilizados por una persona, puesto que ella es quién tomará la decisión final.

Ventajas de un sistema de apoyo

• Permite que la calidad en la toma de decisiones sea más alta.
• Proporciona mayor productividad y aumenta el control organizacional.
• Recorta y acelera el tiempo en la toma de decisiones.
• Ofrece la posibilidad de analizar datos en tiempo real, de modo on-line.
• Impulsa a quienes tienen la tarea de tomar decisiones a explorar y descubrir desde diversas perspectivas.
• Otorga un acceso más rápido a los datos e información.
• Contribuye en la automatización de procesos.
• Reduce costos, sobre todo en áreas en las que sea necesaria la toma de decisiones.

Desventajas de los sistemas de apoyo

• El personal encargado del sistema, debe de instruir para que pueda desempeñarse correctamente.
• Se puede tener la desconfianza de los resultados brindados, ya que puede arrojar resultados que no hayan sido contemplados anteriormente.
• Al mencionar o implementar los DSS, se hace énfasis en la toma de decisiones, donde toda la empresa debe estar abierta al cambio.
• Los DSS a largo plazo, pueden reducir la autoridad, y que en parte se tomará muy en cuenta los resultados, antes de tomar una decisión.
• Los usuarios pueden depender del sistema en cierta medida.

Ejemplos de sistemas de apoyo

Datamart: Almacena datos departamentales, de un área específica o de un negocio en particular. Se centra en analizar todas las posibilidades que puedan surgir según los datos del área que evalúa, sean positivos o negativos. Estudia cada alternativa desde distintas perspectivas para llegar a soluciones o respuestas más concretas.

IBM Lotus note: Es un software que cuenta con calendario de programación, mensajería instantánea y una plataforma de escritorio. Este, es descrito como una aplicación colaborativa, permite que los usuarios a través de conferencias web o emails lleguen a la toma  de decisiones.

WebFOCUS Intelligence: Se describe como una plataforma de Business Intelligence, permite al usuario una mejor gestión de su empresa o compañía. Es una plataforma práctica y fácil de usar, en ella se pueden añadir datos por medio de la web siguiendo los propios parámetros del usuario. Además, cuenta con herramientas de planificación y gestión de alertas para presentar informes automatizados.