Herramientas para mejorar el Trabajo en Equipo

Uno de los aspectos importantes para mejorar el trabajo en equipo, es usar o implementar aquellas herramientas que contribuyan a su productividad, desempeño o mejores resultados. Es precisamente por las herramientas que vuestro equipo de trabajo puedan aprovecharse al máximo.

Muchas de las herramientas facilitan el trabajo de sus tareas diarias, otras agilizan el proceso de delegar  actividades o tareas específicas, mientras que otras hacen que la comunicación sea más fluida, asertiva y concreta.

Una de las ventajas del uso de herramientas que contribuyan a la mejora del trabajo en equipo, es que facilitan, potencializan o agilizan los procesos laborales, sean cotidianas o que se recurren con menor frecuencia.

5 Herramientas para hacer Videoconferencias

Listado de Aquellas herramientas prácticas y funcionales, que abarcan funciones variadas que no se limitan a solo con realizar videollamadas con tu equipo de trabajo o persona en particular.

Skype. Una herramienta muy conocida por su practicidad y simplicidad de uno y que muchas empresas tienen implementado. Permite conversaciones grupales e individuales, además de transferencias de archivos como documentos, imágenes, audio y video. Otras características particularmente útiles, son las llamadas de audio y video, compartir vuestra pantalla, realizar llamadas directas a los móviles, además de ofrecer medidas de seguridad en el intercambio de información.

Hangouts. Una herramienta multiplataformas que nos permitirá realizar llamadas y enviar mensajes, así mismo de intercambiar contenido multimedia cuando se mantenga la conexión con la otra persona.

Slack. Permite la agrupación de conversaciones según el tema que se trate y con ello añadiendo o quitando los usuarios. Crea hilos respondiendo a usuarios específicos para tener una comunicación centralizada con tu equipo de trabajo, crea acceso directo a documentos guardados en la nube. Busca de manera personalizada o generalizada de todo aquello que hablaste o compartirte en cualquier momento.

GoTo Meeting. Antes Join.Me para realizar conferencias desde el escritorio, teléfono o tableta, integra un chat para iniciar conversaciones con un clic, reciba una llamada en el momento programado para iniciar una reunión. Cuando comparte su pantalla, puede realizar dibujos para plasmar ideas con fondos personalizados.

Clickmeting. Especialmente identificados para crear conferencias públicas con el objetivo de educar, tratar a clientes y convertirlos en potenciales clientes. Crea Webinar o Seminarios web de manera profesional que atrae y educa a la audiencia.

Herramientas de Gestión de Equipos e Ideas

MindMeister. Sin necesidad de instalación de Software, vía web, puedes crear un mapa colaborativo permitiendo interactuar con tu equipo de trabajo, abrir paso a la creatividad, comentarios, lluvia de ideas, establece tareas a tus colaboradores, verificar el progreso y pactar fecha de término, compartir archivos e incrustar para compartir ideas de manera efectiva.

Todoist. Herramienta que se concentra en lista de tareas que puedes compartir tu carga de trabajo con tu equipo asignando tareas, establecer recordatorios y personalizar la presentación de las listas.

IdeaFlip. Sencillo de utilizar para fijar notas Adhesivas, colocarlos en cualquier parte de la pantalla e interactuar con vuestro equipo con una lluvia de ideas o planificación de hoja de ruta.

Symbaloo. Es un tablero virtual, en el que puedes añadir tus marcadores, organizarlos de tal manera, que se pueda acceder a cualquier página con apenas un clic.

Herramienta para gestión y Flujo de Proyectos

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Muchas de estas herramientas, cuentan con versiones gratuitas y en muchos casos, es lo suficiente para gestionar nuestro proyectos, con una cantidad considerable de personas en los que necesitemos interactuar con ellos.

Trello. Pensada para gestionar proyectos, ver el flujo o avance del mismo. Desde la posibilidad de utilizarlo una sola persona con en equipo actualizando en tiempo real. Útil para el trabajo colaborativo en donde podemos arrastrar y soltar en el tablero, donde podremos crear los diferentes listado de tareas o fases que contempla nuestro proyecto.

Redbooth(TeamBox). Una herramienta para organizar tus ideas de tu proyecto, integra con servicio de almacenamiento en la nube. Compartir con otros usuarios todas aquellas tareas por realizar en tu proyecto, todo con archivos, imágenes, documentos, aquello necesario para que el equipo de trabajo avance coordinadamente, realizar consultas o modificaciones a futuro.

Asana. Crea espacios de trabajo donde podemos crear cada uno de los proyectos, para listas las secciones en que se divide un proyecto. Donde en cada una de las secciones poder incrustar las tareas o subtareas a completar priorizando a través de prioridades o etiquetas de personas.

Quip. Permite tener toda la información organizada, mientras se trabaja en equipo. Tú decides de qué manera organizar tu información, con quien compartirla, quien dejar a cargo y visualizar los comentarios de manera ordenada. Cuando se trabaja en documentos, todos tendrán la misma versión ya que se trabaja en tiempo real. 

Wrike. Un gestor de proyectos que permite asignar tareas a personas de manera sencilla, establecer un lapso de tiempo seleccionado, adjuntar archivos, documentos, clasificar tareas, integrar almacenamientos en la nube, entre otras características de gran utilidad para la gestión de equipos de trabajo.

Herramientas para envío de archivos masivo

Aquí encontraremos muchas opciones, en las que según nuestras necesidades podemos inclinarnos por una o por otra. Muchos nos limitan, en cuanto a la disponibilidad de espacio que podemos mantener en la nube, otros en el tamaño en GB para enviar.

WeTranfers. No pones un tope, con una cuenta gratuita nos permite el envío de archivos de hasta 2 GB.

pCloud Transfer. Sin necesidad de registro y con el simple hecho de arrastrar los archivos, podemos enviar una máximo de 5 GB a diferentes correos electrónicos y obtener un enlace.

DropSend. A pesar que es una herramienta de pago, en cada plan podemos obtener una prueba gratuita, en donde podemos valorar el servicio de envío de archivos.

FileMail. En su momento ofrecía hasta 30 GB de transferencia por archivo, pero hoy en día, se pueden enviar solo 5 GB de manera gratuita y sin registro de una cuenta para compartir los archivos a través de un enlace.

Myairbridge. Ofrece un límite de subida de 20 GB con una expiración de 2-3 días.

G Suite 

Como última multiherramienta que tiene todo en un solo lugar. Es la herramienta de Google que en un solo lugar, tiene varias herramientas que nos proveen de varias utilidades que comúnmente se utilizan cuando se trabaja con equipos de trabajo.

Las herramientas que engloba GSuite, son las siguientes:

Gmail. El primero y más esencial es un correo electrónico para comunicarse, redactar y leer. Almacena de manera segura recibiendo notificaciones al momento de la llegada de nuevos correos electrónicos.

Calendario. Ideal para llevar el control de tus eventos, reuniones, fechas importantes y recordatorios, ofreciendo una sincronización entre diferentes dispositivos.

Documentos. Edita en tiempo real en colaboración en un mismo documento con varias personas, apóyate del chat que tiene integrado, recupera versiones de acuerdo a la fecha de edición. Así como la posibilidad de importar documentos para trabajar en la herramienta de Documento.

Hojas de Cálculo. La misma forma de trabajar que en Microsoft Excel, pero con funciones de inteligencia artificial para trabajar con agilidad y flexibilidad entre uno o más de una persona en un mismo documento en colaboración. 

Formularios. Crea de manera sencilla y personalizada formularios para enviar a clientes, recibiendo respuestas en tiempo real para poder analizarlos y trabajar sobre las necesidades o mejoras concluidas. 

Presentaciones. Diseña tus presentaciones solo o con varias personas al mismo tiempo, permite dejar comentarios con tu colaboradores en tiempo real, fácil diseño familiarizado para hacerlo de manera sencilla.

G Drive.  Es un almacenamiento en la nube, para que puedas guardar cualquier tipo de archivos, y si se trata de documentos poder editarlos o realizar modificaciones sin necesidad de descargar. En caso que el espacio brindado sea suficiente, muchos optan por usarlo con una herramienta para copias de seguridad.

Cloud Search. Es el buscador generalizado de la Suite para buscar entre todos los servicios que ofrece; documentos, hojas de cálculos, presentaciones, archivos, correos electrónicos, eventos en calendarios, etc.

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